企业档案管理软件系统有哪些?不会现在还不知道吧。


栏目:公司档案管理

时间: 2020-09-01 15:14

作者:修


 
 
 

一 、时代背景

    在这个科技时代的推动下,许多的企业都顺应着时代的发展应运而生,在大大小小的企业都成立后,那每一位管理者最关心、最在乎的事情就是如何能够将自己的企业发展起来。在这个时候很多的企业都会犯难,不知道该如何让自己的企业有一个良好的发展前景,那现在我就告诉你,做好企业档案管理,就是企业拥有良好发展的第一步。
 
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二、档案文件的分类

何为档案文件?一般的情况下,企业档案文件就是指企业在管理、经营、研发及投资、产权变动等过程中形成的对社会和公司具有保存价值的各种载体记录的材料(包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等)。
但是在一个企业中,档案的类别可不是简简单单的几种。在企业的发展历程中前前后后的生成的可以保存、具有保存价值的档案文件将会有很多种类。这些档案文件在日后管理中将会是一个很重要的环节。
企业文件管理软件系统的分类
    
 

三、企业文件管理软件系统的分类

   针对于企业中生成的不同种类的档案文件,企业也会进行不太一样的管理方法,对应的也会有不同的软件系统来进行管理。
一般在企业中档案的分类会分为:工作档案、人事档案、会计档案、经营贸易档案、科技档案、电子文件及电子档案。
这些档案也会有相对应的软件管理系统,接下来我就给大家介绍几个主要的类别。
 

  1  .  企业会计档案管理软件系统

     ①会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。它是反映企业经济活动的重要史料和证据,是企业的重要档案之一。
     ②企业每年形成的会计档案,应由财务会计部门按照归档要求,负责整理装订成册。当年的会计档案,在会计年度结束后,可暂由财务会计部门保管1年。1年期满后,由财务会计部门编造目录,配合档案人员,办理交接手续,由档案部门统一保管。
     ③会计档案原件原则上不能借出,如有特殊需要,须报企业财务主管领导及档案主管领导批准(案件性调查要经纪委部门同意),不得拆散原卷册,并应限期归还。
     ④各单位的预算、计划、制度、评估备案表、基础材料、各类担保等文件材料,执行文书档案管理规定。

 企业经商贸易档案管理软件系统

2.    企业经商贸易档案管理软件系统

①经营贸易档案是指在资产经营、产品贸易及产权贸易活动中,形成的各种业务合同、协议、意向书更改文书等具有保存价值的各种载体形式的一切记录材料。
②各业务人员有责任对在经营贸易活动过程中形成的各种记录材料进行日常收集、整理,特别要注意收集经营贸易对方的有关记录材料(如:更改通知、谈判记录、来函、来信、传真等),待经营贸易活动结束后,视其各自的保存价值进行整理、立卷。
③对经营贸易周期较长的项目,其文件材料可按阶段或现期利用频率的高低分期分批整理归档。
④对经营贸易中涉及产权、股权、使用权证明,及资本运作时发生的相关材料(如:增持增发、资本投资、资产剥离、公司分立等),须及时整理立卷后进行移交归档。
 
 
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