企业档案管理系统功能需求分析【企业为何如此快速发展】


栏目:公司档案管理

时间: 2020-09-18 14:15

作者:风中浪子

  




 
  随着经济的快速发展,越来越多的企业意识到将档案管理系统融入企业发展中的重要性。在档案管理系统出现的背景下,企业档案管理对传统的档案管理提出了新的挑战,单一的手工档案和实体管理模式逐渐不能满足快速发展的企业的需求。于是,就诞生了档案管理系统。在更新和补充档案管理手段的同时,其快捷、准确、及时、节省人力成本等优势也出现在企业档案管理乃至企业管理的其他方面。面就由我为大家讲解一下档案功能的实用性吧:

 

 企业档案管理系统功能需求分析【企业竟可如此快速发展】

  一.档案管理系统的优点

 

    (1)  档案的保存手段和方法更先进

 
  传统文件的保存手段一般有纸、照片、照片、录音、录像等,由于文件的保存方法不同,时间长短不同,文件的纸张有可能受到湿气、水浸、虫蚀、火灾等各种损坏。每年企业需要投入相当多的保管经费,因为没有备份,每年都需要担心文件的损失。文件需要反复查阅,但是原件可能受损或遗失,这些给企业文件管理工作变得更加繁琐。企业文件信息化利用计算机、网络等工具,将相关资料制作电子文件的保存,保存空间、质量、准确性等问题得到了提高。
 

  (2)档案管理省时省力,提高人力资本的利用率

 
  档案馆在收集、整理、开放过程中,由于档案收集、整理、开放尚需一定的时间,档案利用的时效性可能因保存时间的问题而受到限制,特别是在档案管理过程中,一些重要的历史文件,在开放之前必须满足一定的要求,可以说档案不是新闻,不是时效性,这就阻碍了人们对档案的利用,特别是在信息时代,档案管理过程常常脱离档案的要求,造成档案超负荷的现象,而且随着时代的发展,人们对档案的关注也会越来越少,这就产生了关卡利用率低等问题。

 (2)档案管理省时省力,提高人力资本的利用率

  二.档案管理系统的普及

 
  在企业日常管理中,随着时间的不断流逝,会产生大量的数据文档。目前仍有中小企业采用人工记录来实现员工档案的分割和管理,依靠人工管理,效率低下,管理缺陷众多,档案管理系统具有运行速度快、存储容量大等优点,因此,建立科学高效的员工档案管理系统可以用于信息交流和信息共享。

 二.档案管理系统的普及

  三.总结

 
  档案管理系统的实施目标主要是提高档案管理效率,提升档案管理服务,让各个部门可以很明显看出档案系统带来的效益。档案管理系统的开发重点是考虑系统的方便快捷,可以提供给档案管理者以优质高效的服务,并提高录入、统计、分析、借阅和归还的效率,为单位带来良好的效益,期待您的到来(案多星)