企业电子档案管理系统 【档案管理系统的内部秘密】


栏目:公司档案管理

时间: 2020-09-20 16:18

作者:夕阳剑客

  伴随着各行各业信息化程度的不断提高,档案管理工作也越来越受到重视,档案管理系统的重要意义和作用也得到了越来越广泛的认可。此外,随着档案管理系统工作的全面推进,人们对档案管理系统的认识也在不断地深化和提高。
        这就对档案管理工作的定位提出了更高的要求,也面临着更高的新问题。文件管理系统主要面临以下新的应用需求和挑战:文件类型多种多样,层出不穷。档案管理系统需要管理的档案种类很多,几乎要包括所有行业的所有文件信息,有实体文件和电子文件,这就要求档案管理系统必须包含所有的文件实体类型和电子文件类型,并且能够加以管理。下面就由我来讲解一下电子档案管理系统吧。

 
企业电子档案管理系统,档案管理系统的内部秘密

  一.电子档案管理系统的优点

 
  档案系统应遵循五个原则:一是统一管理,对档案管理实行统筹规划、统一管理,对有保存价值的档案实行集中管理;二是全过程管理,对档案的形成、代理、传递、保存、利用、销毁等实施全过程管理。以确保档案始终处于控制之下;第三,规范标准,制定统一的标准和规范,实行档案标准化管理。四是易于使用,充分发挥档案高效便捷的优势,为有价值的档案提供分层分类共享应用。第五是安全保密。根据国家相关法律、法规和标准的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保档案信息的安全。
电子档案管理系统的优点
 

  二.电子档案管理的特点

 
  与传统纸质档案相比,电子档案系统具有非直接阅读的优势。电子档案通过数字编码将内容记录在载体上,记录在磁带等磁性载体上的信息的“磁畴”极性是材料内部的物理性质,不能直观地看到;光盘载体上记录信息的光点由激光写入。此外,电子档案的信息内容可以通过压缩编码或加密处理,因此即使有相应的设备,存储的内容也不能不经过解压缩和解密就被读取。记录文档的方法有很多。传统的档案管理都是由管理档案人员亲手操作,没有很高的效率。而且由于传统归档方式的限制,查阅检索不方便,难以充分发挥档案的作用。然而,电子档案系统的问世改变了信息的载体,档案可以通过计算机方便快捷地存储和归档。 
 
电子档案管理的特点

  三.总结

 
  电子档案系统的便捷给不少企业带来了可观的效率和一定的收益,这不仅促进了档案系统这个行业的发展,对企业而言也是进步的有效手段,我期待您的到来(案多星)