干部人事档案数字档案,一场大火引起了国家的重视


栏目:政务机关档案管理

时间: 2020-09-01 15:26

作者:风中浪子






  湖南省永顺县西歧乡政府办公楼在今年二月五日下午发生一起因火灾烧毁档案的严重事件。这是《中华人民共和国档案法》一月一日生效后,在湖南省发生的第一起大火烧毁档案的事件,三月底省档案局就此向全省发出通知,要求全省各地切实加强区、乡、村档案安全保管工作。永顺县西歧乡政府距县城三十公里,办公楼是一栋木质结构的旧房,机关档案室设在楼下。二月五日下午五时五十分左右,因邮电线务员张宏运、电话员周远香夫妇在居住的电话总机室里烘烤食物突然起火,引起床下的四斤汽油失火,导致贵重档案全部烧毁,造成了不可挽回的损失,这灾难背后对应的正是人们对于档案管理的疏松。所以,应用档案管理系统,完成档案数字化建设,是我们必须要做的事情,下面为大家介绍一下档案管理系统的基本作用:
干部人事档案数字档案,一场大火引起了国家的重视
 

  一.档案管理系统基本作用

 

  (1)借阅管理

 
  对于当事人借阅开展的备案管理方法,必须出示介绍信才可以借阅档案资料,而且需要填好借阅登记表,备案,查寻、偿还,到期催还、运用状况备案等阶段。
 

  (2)进库备案管理方法

 
  实体档案资料因借阅结束归还或是转移进库的情况下必须对出库文件开展登记管理方法。系统软件出示著录、编写、删掉、表格复印等作用。
 

  (3)文档审批

 
  现行标准文档审批指管理人员接到各个部门申报回来的文档后,对数据信息的内容开展审批,针对不过关或带有密级的文档给予退还等实际操作。数据信息审批依据现行标准文档管理要求,需根据上级档案室及其有关单位进行审批。

(4)合同管理
 

  (4)合同管理

 
  完成由档案局(馆)委托存放的合同书的信息内容著录、归类、梳理、储存和管理方法等作用。系统软件同逾期提醒作用紧密结合,出示合同到期全自动提示。管理人员可开展人工或是自动服务,能够根据短消息、电子邮件等方法告之授权委托代存放企业或本人。
 

  二.档案管理系统大体特点
 

  (1)信息内容著录

 
  代保管档案及受权信息内容的数据著录作用,包含数据采集、编写、批量修改、删掉等业务流程作用,信息内容著录的管理方法作用相近档案资料著录。
 

  (2)数据信息维护保养

 
  系统可以对实体档案资料及相匹配电子器件档案资料的数据信息进行编写、批量修改、文件目录关系以及维护保养管理。

(3)信息实时更新
 

  (3)信息实时更新
 

  系统有档案目录信息管理的自动升级功能,根据电子器件文件目录借阅及归还、实物档案阅览及归还、存放限期评定、对外开放评定、消毁评定等数据信息的内容开展自动升级。
 

  三.结尾

 
  在国家推进档案数字化建设的今天,我们更应该听从指挥,积极响应档案数字化建设,以免出现问题我们无法解决,造成不可挽回的灾难!