干部人事档案如何管理,浅谈档案数字化利弊


栏目:政务机关档案管理

时间: 2020-09-05 15:50

作者:修

 


   在科技快速发展的当下,档案管理的两种方式引发了热议,
 
  一种是传统的档案管理方式。另一种是数字化管理方式。
 
  其实对于我这样一个拥有十年档案管理经验的档案人来说,传统档案管理和数字化管理没有高下之分,各有优缺。传统和现代的管理方式有机结合才是好的管理方式对于我观点,你怎么看?如果你有其他想法,可以在评论区留言或私信我。
传统档案管理

 

  一、传统档案管理

 
  下面由我为大家分析一下首先.传统档案管理是千百年来档案人摸索出来的
 
  一套比较成熟的档案管理方式,为国家和民族的发展做出了不可磨灭的卓越贡献。
 
  但是现在,人类科技形式的变化深深影响着档案的管理方式,随着档案资料的不断增多
 
  以及越来越繁杂的档案种类,传统的档案管理,每次整理查找都需要大量的人力物力
 
  以及时间才能把任务完成
 
  而且传统档案管理还会有以下问题:
 
  1、环境:下雨会引起潮湿,酷热严寒都会对纸张寿命造成伤害。
 
  2、时间:随着时间的推移纸张会风化,会出现陈旧,字体模糊等问题。
 
  3、管理档案在接收、征选、梳理、保存、存档、立卷、装盒等过程中效率低下且劳动量密集。
 
  4、使用:在使用时传统档案不能共享极大影响效率且无法发挥档案最大价值
 
  上述就是传统档案管理会出现的各种问题,尤其是对政务机关来讲,在国家
 
  “大力推动政务信息化,跨部门跨层级互联互通、信息共享和业务协同”的背景下,我们更不应该迎难而上。
数字档案管理
 

  二、数字化档案

 
  接下来在和大家分析一下,档案信息化的优势和劣势都有哪些:
 

  1、数字化档案优势:

 
  (1)、提高效率
 
  数字档案可以快速查询,录入,归档,立卷等,有效减少人工,提高效率。
 
  (2)、档案共享
 
  数字档案不仅限于纸质形式,还可以通过多种电子设备预览。
 
  (3)、便捷管理
 
  统计,分析,分类,汇总、使用,检索,审批等,业务流程全数字化管理。
 
  (4)、有效保护原件
 
  数字档案的使用不会对原件造成破坏,对溯源和重要档案的保存有重大意义。
数字档案的劣势
 

  2、数字化档案劣势:

 
  数字化档案必须借助电子设备才能够使用,对无基础的档案人需要进行培训学习才能进行使用,有一定的使用门槛。
 

  三.结尾

 
  无论是传统档案还是数字档案都不能单独存在,必须有机结合才能促进档案工作的发展。
 
  朱熹曰:举一而三反,闻一而知十,乃学者用功之深,穷理之熟,然后能融会贯通,以至于此。