综合人事档案管理系统

综合电子类档案管理系统方案

 

一、现状和问题

综合电子档案管理现状和问题

1、现状—效率低

①、手工整理并搜集每个来源地的档案资料,实际操作麻烦。
②、很多的档案资料入录工作中,非常容易导致入录不正确。
③、用电子表格管理方法来管理档案资料,升级內容完全靠人力。
⑤、卷内目录需工作人员手动式编写,易错误。
⑥、档案资料的借阅与送还难追踪,义务推卸责任常出现。
⑦、必须消毁的档案资料全靠工作人员挑选,费时间又费劲。

 

2、现状—档案利用不充足

①、消耗 很多時间搜索档案资料,档案查找不立即容易贻误事情。
②、档案资料阅览办理手续比较繁琐,阅览等待时间长、历经久。
③、组员中间档案资料共享基本借助QQ、手机微信传来传去。
④、一般工作人员难以获知档案资料的收集状况。

3、现状—档案不能合理化

①、企业各单位、各新项目、合同书、材料,搜集不全。
②、实体线档案丢失或毁损,产生无法估量的损害。
③、档案保管采用个人计算机,非常容易导致内容丢失。
④、档案资料数据信息升级不即时,统计分析难开展,不利把握总体状况。

二、解决方案

综合电子档案解决方案界面
1、创建电子智能化档案库,档案数字化管理系统,集中统一管理方法。
2、多种多样方式线上查找档案资料。
3、创建数字化的存档、阅览等档案资料规范流程管理。
4、细粒度的权限管理体系,实施多种安全性防护措施。
5、出示各种各样的统计标准,合理的监管、评定档案保管工作。


三、流程

综合电子档案管理系统流程

1、生命周期、控制与安全

①、采集信息
档案资料收集,精细管理
②、显示文档
多种多样文件格式线上查询
③、使用
档案存档、阅览鉴定、消毁
④、统计归档
按照统计标准进行档案类型统计
⑤、安全防护
全方位安全防护、安全性安心

2、档案的集中处理

①、档案收集
档案文件按条件批量导入
②、档案分类
依照公司的档案资料标准开展档案分类
③、档案编号
依据编号规则,存档的档案资料将自动生成序号
④、档案标签
自定义标签组,使档案分类管理和检索更便捷
⑤、档案特性
自定档案资料特性,用以档案资料补充说明。
⑥、档案状态
撰写、待审、公布、归档4种内嵌档案状态
⑦、文档可控
设定可控文件夹名称,查询人只能查询到公布情况下的文档
⑧、分派标准
子文件夹名称可承继上级领导文件夹名称的标准,实行订制实际操作

3、文件的利用

在档案资料的运用上,全过程都将会开展严苛的监管
文件的利用
①、提交存档,由档案管理员审核后才能够 进库到特定文件目录下
②、分为電子阅览和纸版阅览。递交阅览申请表格后,审核通过后才能够 查询或免费下载
③、档案资料到期无效,档案管理员必须对档案资料做评定解决
④、针对评定結果为消毁的档案资料,开展消毁操作并纪录消毁的缘故

4、文件的分类

在对文档的归类上,所有的标准都清楚一目了然
①、档案资料信息内容类别分析
②、实际借阅统计分析
③、档案逾期未还统计分析
④、将要到期明细
⑤、己经到期明细